Kinnarps sparar pengar med e-handel
Kinnarps erbjuder inredningslösningar för offentliga miljöer och kontor. Med högkvalitativa produkter och liten miljöpåverkan hanterar företaget hela kedjan - från råvaror till färdiga lösningar för kontorsutrymmen. Idag är Kinnarps den tredje största möbeltillverkaren i Europa med försäljningskontor i cirka 35 länder. Koncernen har 2 200 anställda och en total omsättning på 3,5 miljarder SEK.
För ett stort internationellt tillverkningsföretag som Kinnarps finns det en enorm besparingspotential i att automatisera inköpsprocesserna. Varje dag beställs hundratals artiklar från hundratals leverantörer. Genom att digitalisera order- och fakturahanteringen mot de fem stora leverantörerna har Kinnarps sparat mycket värdefull tid. Inköpsavdelningen kan nu fokusera på annat, som smart logistik och effektiv lagerhållning.
För två år sedan initierade Kinnarps ett pilotprojekt för att rationalisera inköpsprocessen genom att automatisera order- och fakturahantering mot leverantörer. För att säkerställa att systemet fungerade involverade piloten endast en leverantör. Eftersom Kinnarps redan använde iCore Business Server kunde IT-avdelningen enkelt bygga en ny lösning baserad på iCore Process Server.
I grund och botten handlar det om att spara tid för alla parter som inkasseras i inköpsprocessen. Med en högre grad av automatisering kan vi spendera tid på viktigare saker, som att effektivisera vårt lager
Tomas Bäckman, inköpare på Kinnarps
Nu kan företaget skicka leverantörer en prognos över förväntade inköp upp till 80 dagar i förväg. Detta innebär att leverantörerna också kan planera i förväg och prognoserna är korrekta i 95 procent av fallen. När en order har bekräftats av Kinnarps tas de beställda produkterna automatiskt bort från prognosen och placeras i ERP-systemet Movex. Denna lösning förenklar inköpsprocessen, vilket också tillfredsställer leverantörerna.
Kinnarps förhandlar fram individuella pris- och produktkataloger med varje leverantör. Katalogerna placeras sedan i ERP-systemet på Kinnarps, där iCore automatiskt uppdaterar priserna i alla beställningar som ska skickas.
Fakturamatchningsfunktionen i iCore Process Server är också mycket användbar. Tidigare hände det ibland att en leverantör gjorde misstaget att skicka samma orderrad på två olika fakturor. Detta kan inte hända längre, eftersom iCore omedelbart skickar ett larm om samma orderrad faktureras två gånger.
Fakturamatchning är viktigt. Vem som helst kan göra ett misstag och det är bra att ha ett system som upptäcker mänskliga fel. Det bästa med hela lösningen är att jag inte alls behöver oroa mig för tekniken. Jag gör en begäran och vår IT-avdelning kommer att försöka lösa det tillsammans med iCore. Hittills har det fungerat bra.
Idag täcker lösningen från iCore cirka 25 procent av inköpsomsättningen och målet för Kinnarps är att fortsätta rationalisera processen. Genom att fokusera på några stora leverantörer, som kommer att integreras med iCore, planerar Kinnarps att spara ännu mer tid och pengar. Snart kommer digitaliserad order- och fakturadministration att utgöra 60 procent av omsättningen i inköpsavdelningen.