Purchase-to-pay – från manuellt kaos till automatiserad effektivitet

Purchase-to-pay (även kallad procure-to-pay, P2P) beskriver hela inköpskedjan från upphandling, via själva köpet, mottagningen och hanteringen av varan och tjänsten till betalningen.

Inköpskedjan involverar många personer och avdelningar i företaget. Dessutom berör inköpet flera olika IT-stödsystem, som exempelvis lagersystem och affärssystem eller motsvarande. Det är först när de samverkar med varandra som inköpskedjan blir effektiv.

P2P-processen innefattar flera steg som säkerställer effektivt inköp och betalning för varor och tjänster. Dessa steg inkluderar:

1. Rekvisition – Inköpsavdelningen skickar inköpsförfrågningar för nödvändiga varor och tjänster. Detta sker oftast via ett e-procurementsystem eller inköpsmodulen i ERP.
2. Godkännande – Ledningen granskar och godkänner eller avvisar inköpsförfrågningar baserat på budget och nödvändighet.
3. Inköpsorder (PO) – Ett officiellt dokument skickas till leverantören med information om de önskade varorna eller tjänsterna och deras respektive kostnader.
4. Mottagande – Organisationen tar emot varorna eller tjänsterna och kontrollerar att de överensstämmer med inköpsordern. Här används data från lagerhållningssystemet (WMS) som matchas mot inköpsordern. ERP-systemet uppdateras också med information om mottagna varor och eventuella avvikelser.

5. Fakturabearbetning – Leverantörens faktura matchas med inköpsordern och godsmottagningen i AP Automation-systemet eller ERP-systemet. E-faktureringstjänster används för att konvertera pappersfakturor till digitala format och underlätta integrationen med AP Automation och ERP-system.
6. Betalning – Organisationen behandlar och betalar fakturan via ERP-systemet eller med hjälp av AP Automation-systemet, vilket förenklar godkännande- och betalningsprocessen.
7. Analys och rapportering – För att analysera och rapportera data från P2P-processen används BI-verktyg, som kan integreras med ERP-systemet och andra system för att ge insikter om inköpsmönster, leverantörsprestanda och potentiella kostnadsbesparingar.

Vilka är utmaningarna i inköpsprocessen?

Trots sin betydelse kan P2P-processen vara fylld av utmaningar, särskilt i organisationer som förlitar sig på manuella processer. Bland de vanligaste utmaningarna märks:

• Mänskliga fel: Manuell datainmatning kan leda till fel, såsom felaktiga kvantiteter, priser eller leverantörsinformation, vilket kan orsaka betalningsförseningar och leverantörstvister.
• Långa godkännandeprocesser: Manuella godkännandeprocesser kan vara tidskrävande, försena inköp och skapa flaskhalsar.
• Brist på transparens: Utan korrekta spårningsmekanismer kan organisationer ha svårt att övervaka statusen för köpförfrågningar, leveranser och betalningar, vilket leder till ineffektivitet och ökar risken för bedrägerier.
• Compliance/efterlevnad: Otillräcklig tillsyn kan resultera i bristande efterlevnad av interna policyer, regulatoriska krav eller leverantörskontrakt, vilket utsätter organisationen för juridiska och finansiella risker.