Speed kortade tiden för on- och offboarding
Behovet av flexibla bemanningslösningar och effektiv integration blir allt viktigare för företag. Denna utmaning var också startskottet för Speeds satsning på att effektivisera det administrativa arbetet kring onboarding och offboarding. Företaget, som består av åtta bolag inom koncernen och drygt 1 500 anställda, hanterar nästan 500 integrationslösningar för 80 kunder.
– Vi planerar, leder och implementerar flöden inom lager, logistik, bemanning, rekrytering och utbildning. Med tanke på den volym av personal vi hanterar insåg vi att vi lade enormt mycket tid på att administrera när någon skulle börja eller sluta, säger Ermin Huremovic, IT-chef på Speed.
Vi insåg att vi lade enormt mycket tid på att administrera när någon skulle börja eller sluta.
Speed startade 2004 och redan från början var tanken att kombinera lager, lagerhållning och andra 3PL tjänster med bemanning och rekrytering. Bolaget har vuxit kraftigt och omsätter idag över 1 miljard.
"Vi insåg att vi lade enormt mycket tid på att administrera när någon skulle börja eller sluta."
Tillsammans med iCore har Speed tagit fram en ny integrationslösning. Lösningen bygger på iCores plattform iCore Integration Suite, där Speed nu har kunnat integrera många system, såväl interna som kundernas. Exempel på detta är SAP, Movex, Jeeves, Pyramid och Agda Lön.
– Fungerande integration är avgörande i vår verksamhet eftersom vi hanterar cirka 500 olika integrationsflöden och många anställda. Med hjälp av iCore Integration Suite har vi kunnat standardisera alla våra processer och effektiviserat verksamheten.
När en anställd påbörjar eller slutar sitt uppdrag är det många parametrar som behöver knytas ihop. Anställningsnummer ska upprättas, rätt lön betalas ut och personen ska få rätt behörigheter, lösenord, licenser och access till olika system. Detta ska i sin tur synkas med tidsredovisning och bokföringsorder.
– Allt detta går nu automatiskt via iCores integrationsplattform, vilket gör våra personalprocesser säkrare och sparar mycket tid. En person som anställs får en rollbeskrivning som är behäftad med vissa accesser till vissa system. Rollen styr vilka behörigheter och licenser som skapas. HR-systemet skapar accesserna automatiskt via iCore som säkerställer dialog med alla andra system, till och med vilka skrivare man får skriva ut på.
När integrationen var färdig upptäckte systemet att 400 licenser som inte var knutna till någon användare låg och kostade pengar. Med iCores lösning tas licenser nu bort automatiskt så fort en anställning avslutas.
När Speed och iCore hade färdigställt all integration för onboarding och offboarding upptäckte systemet att vissa personer inte jobbade på företaget längre och att 400 licenser som inte var knutna till någon användare låg och kostade pengar. Med iCores lösning tas licenser nu bort automatiskt så fort en anställning avslutas.
– Tidigare fanns inte samma överblick. Via integrationsplattformen går nu allt automatiskt och alla behörigheter som sattes i gång när personen började, avslutas när personen slutar. Tidrapportering och semesterdagar justeras, licenser och systemaccesser avslutas. Även information som vi inte längre ska ha tillgång till med tanke på GDPR, exempelvis personnummer, gallras bort och personens konto avslutas direkt i alla system. Detta har resulterat i ökad kvalitet och lägre kostnader men framför allt så har administrationen med onboarding och offboarding krympt otroligt mycket.
Mängden frågor från nyanställda har minskat avsevärt i och med att Speed har kunnat standardisera processerna. Utöver att flera av de interna systemen har anslutits till integrationsplattformen så hanteras även kundernas olika system.
– Vi hanterar våra kunders flöden och integrerar deras system. Nu har vi även effektiviserat våra egna interna processer, som blivit avsevärt snabbare. Det är hög kvalitet och allt är korrekt och standardiserat. Vi har frigjort enormt mycket tid som vi nu kan lägga på utveckling och kundnytta, avslutar Ermin Huremovic.