Bisnode integrerar sina system och processer
Dataanalysföretaget Bisnode Sweden har de senaste åren konsoliderat 17 företag till ett. De fokuserar nu på att förbättra sina processer - med agila metoder och ett nära samarbete med företagsledningen och den dagliga verksamheten. Målet är att bli en mer enad, smidig och flexibel organisation. Nyckelkomponenten i denna omvandling är integration.
När företag och organisationer expanderar, går ihop eller splittras måste de lära sig att hantera IT-miljöer som ständigt förändras och ökade krav på hur deras system och applikationer kommunicerar. Att ha strategin och verktygen för att hantera integration är viktigare än någonsin.
I april förra året tillträdde Jessica Gidlund sin roll som produktchef för interna system och integrationer på Bisnode. En viktig del av hennes jobb är att granska och utveckla processer ur ett affärsperspektiv. Medan Jessica hade mycket erfarenhet av att ansluta olika IT-system och automatisera processer från sina tidigare anställningar, mötte hon en helt ny uppsättning utmaningar på Bisnode. I den här artikeln delar hon med sig av sina tankar om att effektivisera och konsolidera företagets processer.
Jessica Gidlund
Nuvarande roll: Produktansvarig för interna system och integrationer på Bisnode. Rapporterar direkt till VD för Bisnode Sweden.
Tidigare uppdrag: Atea, Ingram Micro och Cap Gemini.
Bor: i Enköping
Du rapporterar direkt till VD för Bisnode och spelar en viktig roll för att göra Bisnode till ett mer effektivt företag. Vad var dina tankar när du fick uppdraget?
- Den här nya rollen är verkligen något jag har drömt om i flera år. Att vara nära involverad i företagets verksamhet och arbeta proaktivt istället för att skapa integrationer och implementera systemförändringar reaktivt. Många människor inser inte att integrationer är ett sätt att bli smartare och effektivare när det gäller dina processer. För mig är det viktigt att våra system används som de är avsedda - om systemen inte längre passar oss eller tjänar våra affärsbehov måste det vara möjligt att enkelt byta ut dem.
Vad är din vision?
- Jag vill att vi ska bli så effektiva och göra så lite manuellt arbete som möjligt. Allt som görs upprepade gånger bör automatiseras. Om människor matar in data på flera ställen bygger vi en integration som gör data tillgängliga varhelst det behövs.
Var började din resa?
- För några år sedan konsoliderade vi våra CRM-system. När vi fortsatte att ersätta vårt ERP-system byggde och implementerade vi ett stort antal integrationer för att tillgodose den nya arkitekturen. När du är på den här typen av resa måste du implementera integrationer som fungerar ett tag, konsolidera ett par system, kasta integrationerna relaterade till dessa system och fortsätta steg för steg tills du når ditt mål.
- Arkitekturen är väldigt viktig. Om du går vilse i början av processen kommer du att kämpa i uppförsbacke resten av tiden. Du måste till exempel bestämma vilket system som äger kunddata, du kan inte ha flera system som äger samma identitet.
Hur identifierar du vilka system och processer som fungerar och vilka inte?
- I min roll lägger jag mycket tid på att studera våra dagliga aktiviteter. Ibland observerar jag bara hur människor arbetar, sätter mig ner med dem och ställer uppföljningsfrågor när jag behöver. Jag arbetar också nära med kollegor som är ansvariga för att effektivisera sina avdelningar. Det är en hel del av oss som vill skapa effektiva processer!
Hur prioriterar du bland de frågor du stöter på?
- Vi tittar på hur mycket tid manuellt arbete tar och om det kan ersättas med integrationer. Det är ofta ganska enkelt att beräkna hur mycket tid och pengar som kan sparas. Vi överväger också riskerna med manuellt arbete.
Du vill sluta göra traditionella integrationsprojekt helt. Varför?
- Världen rör sig så snabbt - även innan du har definierat ett projekt har det blivit föråldrat och överflödigt. Det är svårt att skapa en projektplan och en budget när du möter denna verklighet. Istället har vi satt ihop ett team med tillräckligt med resurser för att löpande hantera de viktigaste frågorna.
- Vårt IT-team består av 12 personer som arbetar enligt samma modell som vårt produktteam, där jag ansvarar för backlog och strategi. Teamet använder agila arbetsmetoder och har alla de kompetenser som krävs för att ta sig an de viktigaste utmaningarna utan att behöva samordna med andra team och vänta på tillgängliga resurser.
Hur skulle du beskriva kärnan i detta agila team?
– Jag stöter ofta på människor som pratar i termer av problem men jag vill hellre prata om lösningar. Jag vill ha ett team som består av människor som är bra på vad de gör, som arbetar bra tillsammans och är fokuserade på sina leveranser. Jag vill uppnå en fantastisk laganda!
Vilken typ av system byter du ut och vilka integrerar du?
- Jag tror inte på att köpa system som behöver modifieras och anpassas. Trots allt har leverantören byggt systemet med ett specifikt syfte. Men jag tror starkt på användarupplevelsen - för många system är utformade för utvecklare. När jag utvärderar ett nytt system tittar jag på både processerna och användbarheten. Jag är också en förespråkare för löst kopplade system som lätt kan bytas ut när de inte längre är de bästa marknaden har att erbjuda.
Vad menar du med "löst kopplat"?
- Först och främst behöver du en integrationsplattform som ansluter systemen. Du använder plattformen för att bygga en arkitektur som gör att systemen fungerar oberoende av varandra. Nyckeln till detta oberoende är att använda ett mellanliggande filformat för dina data, vilket innebär att om du vill byta ut din ERP behöver du bara ändra en enda mappning - du behöver inte göra ändringar för varje system som är anslutet till ERP .
Vad är dina tankar om integrationsplattformar?
- Integrationsplattformar måste vara stabila och du behöver en relation med leverantören som låter dig påverka produktens utveckling. Som iCorekund har jag haft en mycket konstruktiv relation med deras utvecklingsteam: Jag hjälper till att driva produkten framåt och de hjälper mig att lösa problem. Jag har fortfarande inte stött på en integrationsutmaning som jag inte har kunnat lösa med iCore.
När du ser framåt - hur går konsolideringen på Bisnode?
- Vi har fortfarande en bit kvar att gå. Det är det mest komplexa företaget jag har arbetat på med tanke på att det är resultatet av så många fusioner. Vi har vårt team på plats, tagit ägarskap av våra kundvårdsresurser och säkrat support från ledningen. Det kommer att bli en lång process - till exempel är planen att integrera mot alla våra icke-standardprodukter, och en del av dem körs i en mainframe-miljö. Men jag är glad att ha den här nyckelrollen och hjälp med att effektivisera och automatisera vårt företag. Det kommer att hålla mig sysselsatt i många år framöver.