Minska tiden för order-to-cash med en integrationsstrategi
Order-to-cash är en affärsprocess som inkluderar alla steg från orderhantering till betalning av fakturor, och av stor vikt för verksamheter eftersom den påverkar både intäkterna och kundrelationerna. Order-to-cash handlar inte nödvändigtvis om att minska tiden från order till fakturering och leverans, utan ökad kontroll av processen och ökad insikt i data.
- Med en tydlig strategi, och med hjälp av en integrationsmotor, går det att bestämma vilken del i organisationen som ska ha information, när den behöver den, och på så sätt optimera leveranskvalitet och minska onödiga kostnader.
Öka styrning: Bestäm vilka avdelningar och personer inom organisationen som ska ha tillgång till data, och när. - Öka kontroll: Bestäm när ordrar ska gå vidare till, exempelvis ekonomi- och lagersystemet och packning. Detta förhindrar onödig hantering vid exempelvis avbrutna köp.
- Förutspå trender och identifiera flaskhalsar: Visualisera orderflöden, se hur många produkter som ligger på plock, i produktion, i orderhållning, fakturor med mer. Det gör det enkelt att skapa nyckeltal och i sin tur agera snabbare, för att skapa en smidig kundresa.
Snabbrörlighet är viktigt – kontroll är viktigare
Inom retail ställs det idag höga krav på sömlös och smidig kundupplevelse där kunderna till exempel vill påbörja köpet i mobilen, ta en titt i butik för att sedan lägga en order på datorn. De vill sedan ha snabba leveranser och möjlighet till att enkelt returnera sina varor.
Framgångsrik order-to-cash strategi handlar dels om att öka snabbheten av processerna och flödet av data mellan avdelningar – men främst om att skapa kontroll. När en order läggs så ska alla andra system direkt få en notis, och agera efter det.
Inom retail exempelvis så avbryts den största andelen av beställningar inom de första 30 minuterna. Med en tydlig strategi går det enkelt att berätta för systemen att inte skicka iväg en beställd order till plock förrän efter 30 minuter – för att minimera onödiga kostnader.
Anpassa efter verksamhetens och kundens behov
För mindre köp, exempelvis en kofot eller sko, vill kunden gärna ha så snabb och enkel leverans som möjligt. För större köp som exempelvis en värmepump kan det finnas fler faktorer som spelar in, som gör att ordersystemet behöver prata med fler system än ekonomi och lagerhållning – kanske behöver värmepumpen installeras av en installatör. Rätt uppsatt kan systemet då vänta med att skicka produkten tills en installatör kontaktats, bokats upp och offert accepterats.
Första steget till en smidig order-to-cash strategi
Klivet till en integrationsmotor kan verka stort. De flesta verksamheter börjar i liten skala, för att sedan växa. Plötsligt är orderstocken stor, kanske finns företaget på flera marknadsplatser, och beslutet att byta IT-struktur kan kännas kostsamt. Vilket inte nödvändigtvis behöver vara fallet – med en tydlig och strukturerad integrationsstrategi prioriteras system och processer efter affärskritiskhet, där system kopplas på efterhand till integrationsmotorn.
De långsiktiga besparingarna är också potentiellt stora – med en integrationsmotor kan kostnaden för ett enskilt integrationsflöde minska med uppemot 40 procent.
För e-handel är ett första steg automatiseringen av pengaflödet – när väl det är på plats kan verksamheten nå många driftsfördelar.
Slutsats
Att arbeta strategiskt med order-to-cash ger positiva effekter över hela organisationen, inte bara i ökad kundnöjdhet. Med en tydlig integrationsstrategi, och med hjälp av en integrationsmotor, finns det många fördelar att hämta, i form av ökad kontroll och minskade kostnader. Med en tydligare visualisering av data går det att identifiera nya affärsmöjligheter, hitta flaskhalsar, se trender och bli mer snabbrörlig.